Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý Studio A-Z

1. Thiết lập phần mềm ban đầu

• Mỗi Studio sẽ được cấp một hệ thống phần mềm riêng biệt, có đường link truy cập riêng.

• Đăng nhập phần mềm bằng tài khoản được cung cấp trước đó.

• Để đổi mật khẩu, truy cập menu bên phải → chọn “Thông tin cá nhân” → “Đổi mật khẩu”.

• Vào menu "Cài đặt" → "Cài đặt chung" để thiết lập các thông tin cơ bản. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh trường thông tin cho:

  • Hợp đồng

  • Nhân viên

  • Sản phẩm

  • … theo nhu cầu riêng của từng Studio.

2. Khai báo dữ liệu ban đầu

• Truy cập mục “Khai báo” để thiết lập các dữ liệu nền như:

  • Danh mục sản phẩm

  • Nhân sự

  • Thông tin kế toán

• Một số khai báo quan trọng:

  • Cấp bậc (level) nhân viên: phục vụ việc tính lương theo gói công việc.

  • Gói công việc: các loại việc như makeup, chụp ảnh, in ảnh…

  • Bảng lương sản phẩm: thiết lập mức lương tương ứng với từng sản phẩm/gói.

3. Quản lý nhân viên

• Truy cập mục “Nhân viên” để tạo và quản lý tài khoản nhân viên.

• Click “Thêm mới” để tạo tài khoản:

  • Nhập họ tên, số điện thoại, tên đăng nhập, mật khẩu.

  • Chọn level để liên kết đến cách tính lương sản phẩm.

• Để cập nhật thông tin:

  • Click đúp vào nhân viên → chỉnh sửa thông tin → nhấn “Cập nhật”.

• Nếu muốn nhân viên này có quyền quản lý toàn hệ thống, hãy tick vào ô “Quản lý”.

4. Quản lý sản phẩm & dịch vụ

• Quản lý các combo chụp ảnh cưới, váy cưới, trang phục, in ảnh, dịch vụ makeup,...

• Tại mục “Sản phẩm”, click “Thêm mới” để tạo:

  • Nhập tên, mã, giá bán, giá thuê.

  • Tick “Bán” nếu sản phẩm có bán; tick “Cho thuê” nếu có cho thuê.

  • Trường Nội dung dùng để in trong hợp đồng gửi khách hàng (đặc biệt cho combo cưới).

5. Quản lý hợp đồng cưới hỏi

Đây là phần quan trọng nhất, được sử dụng thường xuyên.

• Trong mục “Hợp đồng”, nhấn “Thêm mới” để tạo hợp đồng:

  • Chọn sản phẩm/dịch vụ khách dùng (có thể nhập lại giá bán).

  • Nhập thông tin khách hàng: tên cô dâu/chú rể, số điện thoại, ngày cưới hỏi…

• Để sửa hợp đồng hoặc cập nhật thu tiền:

  • Click đúp chuột vào hợp đồng cần chỉnh.

• Menu “Lịch hợp đồng” cho phép bạn theo dõi lịch thực hiện các hợp đồng.

• Mỗi hợp đồng có thể gán các công việc như: chụp ảnh, trang điểm, giao đồ… Giao việc cho nhân viên kèm:

  • Ngày thực hiện

  • Tiền công (tự động từ khai báo)

  • Link bản đồ (nếu có)

• Nhân viên được giao việc sẽ thấy danh sách hoặc lịch, click vào để:

  • Xem chi tiết

  • Cập nhật trạng thái, báo cáo tiến độ,…

6. Quản lý cho thuê đồ

Nếu Studio có mảng cho thuê đồ cưới, đây là tính năng quản lý lịch thuê – tránh nhầm, trùng lịch hoặc thất thoát.

• Tại mục “Thuê đồ”, click “Thêm mới” để tạo đơn:

  • Chọn sản phẩm, cập nhật thông tin khách hàng, ngày giao – ngày trả, tiền cọc,...

• Khi khách đến lấy đồ: click đúp đơn → chọn “Lấy đồ”.

• Khi khách trả đồ: click đúp đơn → chọn “Trả đồ”.

7. Quản lý kế toán & lương

• Quản lý toàn bộ thu – chi – thưởng – phạt của Studio.

• Tại mục “Kế toán”:

  • Tạo các khoản thu, chi, ghi chú lý do rõ ràng.

  • Quản lý bảng lương nhân viên theo tháng:

    • Lương được tính tự động theo: ngày làm việc + sản phẩm đã thực hiện.

    • Click đúp vào tên nhân viên để xem chi tiết bảng lương.

8. Hệ thống báo cáo

• Truy cập mục “Báo cáo” để xem các báo cáo quan trọng:

  • Doanh số, doanh thu, chi phí, lợi nhuận tổng thể.

• Ngoài ra còn có nhiều báo cáo chi tiết khác như:

  • Hiệu suất nhân viên

  • Số lượng hợp đồng theo tháng

  • Tình trạng sản phẩm, lịch thuê đồ,...

Nếu bạn cần hỗ trợ thêm trong quá trình sử dụng, vui lòng liên hệ bộ phận kỹ thuật hoặc đội ngũ chăm sóc khách hàng.