"Studio nhỏ thì cần gì quy trình, báo cáo?" – Một quan niệm sai lầm!

Khi tôi bắt đầu vận hành studio, nhiều người bảo:

“Làm studio thì cứ tập trung vào chụp ảnh đẹp, chăm khách kỹ, marketing tốt là được. Bày vẽ quy trình với báo cáo chỉ rối thêm, tốn thời gian.”

Nhưng tôi lại chọn một hướng khác. Thay vì đợi đến khi đội ngũ đông, khối lượng việc nhiều rồi mới “chữa cháy”, tôi xây hệ thống quy trình – báo cáo ngay từ đầu. Vì tôi hiểu:
👉 Không có hệ thống, sếp suốt ngày phải kiểm tra – nhắc nhở – xử lý lỗi lặp đi lặp lại.
👉 Thiếu quy trình, mỗi nhân viên làm một kiểu, không có chuẩn mực, khó mở rộng quy mô.

Sau vài năm áp dụng, studio tôi chuyển từ 5 người thành gần 40 nhân sự, nhưng điều đáng mừng là bộ máy vận hành gần như chạy tự động, tôi không cần can thiệp sâu mỗi ngày.

Tôi đã làm điều đó như thế nào?

1. Chuẩn hóa quy trình cho từng bộ phận

Tôi vẽ lại toàn bộ quy trình chụp ảnh – chăm khách – xử lý hậu kỳ – tư vấn bán hàng – marketing – kế toán... Ai làm gì, chịu trách nhiệm ở đâu đều rõ ràng.
⏱️ Kết quả: Giảm 50% việc dư thừa, giảm hẳn lỗi sai lặp lại và tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể.

2. Thiết lập hệ thống giao việc – theo dõi tiến độ

Tôi dùng phần mềm quản lý công việc để team làm theo checklist rõ ràng. Dù không có mặt ở studio, tôi vẫn biết hôm nay ai đang làm gì, tiến độ đến đâu, khâu nào đang bị chậm.
📈 Sau 3 tháng áp dụng, hiệu suất của team tăng gấp 3 lần.

3. Xây hệ thống báo cáo thông minh

Tôi không còn phải hỏi từng bạn: “Khách tuần này đâu rồi?”, “Doanh thu hôm nay sao rồi?” – vì mọi số liệu được cập nhật và báo cáo tự động.
🧩 Nhờ đó, tôi phát hiện ra ai làm tốt để khen thưởng, ai đang yếu để đào tạo thêm.

Nhờ đâu tôi làm được điều này?

Tôi có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý công việc – quy trình – báo cáo chuyên nghiệp. Phần mềm giúp tôi:

✅ Chuẩn hóa mọi hoạt động studio
✅ Giao việc – kiểm tra tiến độ – đánh giá hiệu suất dễ dàng
✅ Giảm thời gian giám sát, tăng thời gian sáng tạo & phát triển

Nếu anh/chị chủ studio nào muốn tìm hiểu thêm, tôi để link phần mềm ở đây để tham khảo nhé:
👉 https://astudio.vn

Lời khuyên cuối cùng:

Studio nhỏ thì càng cần làm quy trình chuẩn – vì không có nhiều người để sửa lỗi mỗi ngày. Hệ thống tốt sẽ giúp bạn bớt "chạy việc", tập trung mở rộng và phát triển dài lâu.