Không Có Mặt Ở Studio, Vẫn Biết Hôm Nay Thu Được Bao Nhiêu! Giải Pháp Quản Lý Từ Xa Với AStudio

Là chủ một Studio áo cưới, cửa hàng cho thuê áo dài, váy dạ hội, vest hay trang phục biểu diễn, bạn chắc chắn hiểu rằng công việc quản lý không chỉ dừng lại ở việc tư vấn khách hàng và cho thuê đồ.

Mỗi ngày, cửa hàng có thể phát sinh hàng chục công việc:

• Khách đặt thuê trang phục mới.

• Nhân viên chuẩn bị đồ cho khách đến nhận.

• Khách đến trả trang phục.

• Đơn thuê quá hạn chưa được hoàn trả.

• Các khoản tiền thuê, tiền cọc và công nợ cần theo dõi.

• Sản phẩm cần vệ sinh, sửa chữa hoặc kiểm kê.

• Nhân viên cần phân công và giám sát công việc.

Nếu mọi thông tin chỉ được ghi trong sổ tay hoặc lưu trên máy tính tại cửa hàng, chủ Studio sẽ rất khó nắm bắt tình hình khi đi công tác, nhập hàng hoặc quản lý nhiều chi nhánh.

Với AStudio – Phần mềm quản lý cho thuê trang phục, bạn có thể theo dõi hoạt động kinh doanh ngay trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng.

1. Chủ Studio Có Nhất Thiết Phải Có Mặt Tại Cửa Hàng Mỗi Ngày?

Hãy tưởng tượng một ngày làm việc quen thuộc.

Buổi sáng, bạn cần đi gặp nhà cung cấp để lựa chọn những mẫu váy cưới mới.

Buổi chiều, bạn có lịch làm việc với đối tác.

Trong khi đó, tại Studio:

• Có 8 khách đặt thuê trang phục.

• Có 5 khách đến nhận đồ.

• Có 4 khách trả đồ.

• Có 2 đơn đã quá hạn.

• Nhân viên phát sinh các khoản thu tiền thuê và tiền cọc.

Nếu không có hệ thống quản lý tập trung, bạn có thể phải liên tục gọi điện hoặc nhắn tin hỏi nhân viên:

"Hôm nay cửa hàng thu được bao nhiêu tiền?"

"Có khách nào chưa trả đồ không?"

"Bộ váy mã VC001 còn cho thuê được không?"

"Đơn khách hẹn chiều nay đã chuẩn bị xong chưa?"

"Tiền cọc của khách hôm qua đã hoàn chưa?"

Việc liên tục kiểm tra như vậy không chỉ mất thời gian mà còn khiến người quản lý khó tập trung vào những công việc quan trọng khác.

Quản lý từ xa không có nghĩa là buông lỏng quản lý

Ngược lại, khi sử dụng phần mềm phù hợp, chủ cửa hàng có thể theo dõi hoạt động dựa trên dữ liệu được cập nhật từ nhân viên.

Thay vì phải hỏi từng người, bạn có thể chủ động kiểm tra những thông tin cần thiết.

Mục tiêu của quản lý hiện đại không phải là làm việc nhiều giờ hơn, mà là nắm bắt tình hình chính xác hơn và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

2. Xem Doanh Thu Studio Mọi Lúc – Biết Hôm Nay Đã Thu Được Bao Nhiêu

Một trong những thông tin quan trọng nhất đối với chủ cửa hàng là tình hình doanh thu.

Tuy nhiên, trong ngành cho thuê trang phục, việc quản lý tiền phức tạp hơn so với hoạt động bán hàng thông thường.

Một đơn thuê có thể bao gồm:

• Tiền thuê trang phục.

• Tiền đặt cọc.

• Tiền khách đã thanh toán.

• Tiền khách còn nợ.

• Khoản giảm giá.

• Phụ phí trả đồ muộn.

• Phí bồi thường nếu sản phẩm bị hư hỏng.

• Tiền cọc phải hoàn lại khi khách trả đồ.

Nếu chỉ cộng tổng số tiền nhận trong ngày, chủ Studio có thể hiểu sai tình hình kinh doanh.

AStudio giúp theo dõi doanh thu và các khoản tiền rõ ràng

Thông qua hệ thống báo cáo, người quản lý có thể theo dõi:

Doanh thu theo ngày: Xem giá trị doanh thu được ghi nhận trong ngày.

Doanh thu theo tháng: Theo dõi kết quả kinh doanh theo từng giai đoạn.

Tiền đã thu: Kiểm tra số tiền khách hàng đã thanh toán.

Công nợ còn lại: Biết những khoản tiền khách vẫn chưa thanh toán.

Tiền cọc đang giữ: Theo dõi số tiền cửa hàng đang giữ và có thể phải hoàn trả cho khách.

Ví dụ minh họa

Giả sử hôm nay Studio có các khoản tiền sau:

Khoản mục	Số tiền
Tiền thuê đã thu	12.000.000đ
Tiền cọc mới nhận	8.000.000đ
Tiền cọc đã hoàn	3.000.000đ
Công nợ thuê còn lại	4.000.000đ

Đây là dữ liệu giả định nhằm minh họa cách theo dõi dòng tiền.

Trong ví dụ này, tổng tiền nhận vào là 20 triệu đồng, nhưng không có nghĩa doanh thu của cửa hàng là 20 triệu đồng.

Tiền cọc cần được quản lý riêng vì có thể phải hoàn lại cho khách.

AStudio giúp phân biệt các khoản tiền này, hỗ trợ chủ Studio đánh giá tình hình kinh doanh rõ ràng hơn mà không cần cộng sổ thủ công.

Lưu ý rằng doanh thu không đồng nghĩa với lợi nhuận. Để xác định lợi nhuận thực tế, cửa hàng còn cần tính đến chi phí nhập hàng, nhân sự, mặt bằng, vệ sinh, sửa chữa và các chi phí khác.

3. Kiểm Tra Kho Trang Phục Từ Xa – Biết Mẫu Nào Còn, Mẫu Nào Đang Cho Thuê

Một Studio có thể sở hữu hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm khác nhau:

• Váy cưới.

• Váy dạ hội.

• Áo dài.

• Vest.

• Trang phục biểu diễn.

• Phụ kiện đi kèm.

Mỗi sản phẩm lại có thể có nhiều size, màu sắc và số lượng.

Khi không có mặt tại cửa hàng, chủ Studio thường phải liên hệ nhân viên kho để hỏi tình trạng sản phẩm.

Ví dụ:

"Mẫu váy đỏ size M còn không?"

"Bộ vest mã VT005 đã có khách đặt ngày mai chưa?"

"Mẫu áo dài này còn bao nhiêu chiếc?"

Nếu nhân viên phải kiểm tra thủ công, việc phản hồi có thể mất thời gian.

AStudio giúp số hóa kho trang phục

Mỗi sản phẩm được quản lý với những thông tin như:

• Mã sản phẩm.

• Tên và mô tả.

• Hình ảnh thực tế.

• Danh mục.

• Size và màu sắc.

• Số lượng.

• Giá thuê, giá bán và giá nhập.

• Tình trạng cho thuê.

Thông qua hệ thống, người quản lý có thể tìm kiếm sản phẩm và kiểm tra thông tin kho trong phạm vi quyền truy cập.

Kiểm tra lịch thuê theo sản phẩm

Đối với cửa hàng cho thuê trang phục, chỉ biết số lượng tồn kho là chưa đủ.

Điều quan trọng là biết sản phẩm có sẵn trong khoảng thời gian khách cần thuê hay không.

Ví dụ, cửa hàng có 3 chiếc váy cùng mẫu, size M.

Ngày 20/10 đã có 2 chiếc được khách đặt thuê.

Khi kiểm tra lịch, người quản lý có thể biết số lượng còn có thể nhận thêm đơn trong khoảng thời gian đó.

Lợi ích: Chủ động tư vấn khách hàng, hạn chế trùng lịch và giảm thời gian trao đổi giữa quản lý với nhân viên kho.

4. Theo Dõi Lịch Thuê, Lịch Trả – Không Bỏ Sót Những Đơn Quan Trọng

Một ngày làm việc tại Studio thường có nhiều đơn hàng ở các giai đoạn khác nhau.

Có khách vừa đặt trước, có khách sắp đến nhận đồ, có khách đang thuê và có khách phải trả trang phục trong ngày.

Nếu không có lịch quản lý rõ ràng, nhân viên dễ bỏ sót công việc.

AStudio quản lý quy trình thuê đồ theo từng trạng thái

Đặt trước → Soạn đồ → Giao đồ → Đang thuê → Trả đồ → Hoàn thành

Mỗi trạng thái giúp người quản lý biết tiến độ thực tế của đơn hàng.

Đặt trước: Khách đã xác nhận lịch thuê.

Soạn đồ: Nhân viên chuẩn bị trang phục và phụ kiện.

Giao đồ: Trang phục được bàn giao cho khách.

Đang thuê: Khách đang sử dụng trang phục trong thời gian thuê.

Trả đồ: Nhân viên tiếp nhận và kiểm tra trang phục.

Hoàn thành: Đơn được kết thúc sau khi xử lý việc trả đồ và thanh toán.

Biết hôm nay có những công việc gì

Thông qua bộ lọc theo ngày, chủ Studio có thể kiểm tra:

• Đơn cần chuẩn bị hôm nay.

• Đơn dự kiến giao hôm nay.

• Đơn khách đã nhận.

• Đơn đến hạn trả.

• Đơn đã quá hạn.

• Đơn đã hoàn thành.

Ví dụ, dù đang ở ngoài cửa hàng, bạn vẫn có thể kiểm tra xem các đơn dự kiến giao trong buổi chiều đã được cập nhật trạng thái soạn đồ hay chưa.

Lợi ích: Chủ động giám sát tiến độ, giảm nguy cơ quên đơn và giúp hoạt động giao trả diễn ra thuận lợi hơn.

5. Phát Hiện Đơn Quá Hạn – Không Cần Kiểm Tra Từng Khách Hàng

Khách thuê trang phục quá hạn là một trong những vấn đề khiến nhiều chủ Studio lo lắng.

Một bộ váy chưa được trả đúng ngày có thể ảnh hưởng đến đơn thuê tiếp theo.

Ví dụ:

Khách A thuê váy từ ngày 10/10 đến ngày 12/10.

Khách B đã đặt chính mẫu váy đó để nhận vào ngày 14/10.

Tuy nhiên, đến ngày 13/10 khách A vẫn chưa trả.

Nếu nhân viên không phát hiện kịp thời, cửa hàng có thể không đủ thời gian để kiểm tra, vệ sinh và chuẩn bị trang phục.

AStudio giúp nhận diện đơn quá hạn

Các đơn đã vượt quá ngày phải trả nhưng chưa hoàn trả đầy đủ được đánh dấu quá hạn.

Người quản lý có thể xem:

• Tên khách hàng.

• Số điện thoại.

• Sản phẩm đang thuê.

• Ngày phải trả.

• Số ngày quá hạn.

• Tiền cọc và công nợ liên quan.

Đặc biệt, những đơn quá hạn được làm nổi bật để dễ dàng nhận biết.

Chủ Studio có thể xử lý từ xa

Ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, người quản lý vẫn có thể kiểm tra danh sách đơn quá hạn và yêu cầu nhân viên phụ trách liên hệ khách hàng.

Việc phát hiện sớm giúp cửa hàng chủ động hơn trong xử lý lịch thuê tiếp theo.

Lợi ích: Hạn chế thất thoát, giảm nguy cơ trễ lịch giao đồ và nâng cao hiệu quả quản lý trang phục.

6. Quản Lý Nhân Viên – Biết Ai Đang Phụ Trách Đơn Hàng Nào

Khi Studio có nhiều nhân viên, việc phân công công việc rõ ràng là rất quan trọng.

Một đơn thuê có thể trải qua nhiều bước:

• Nhân viên tư vấn và tạo đơn.

• Nhân viên kho chuẩn bị trang phục.

• Nhân viên bàn giao đồ.

• Nhân viên thu ngân ghi nhận thanh toán.

• Nhân viên tiếp nhận trả đồ.

Nếu không có hệ thống theo dõi, người quản lý khó biết đơn hàng đang do ai phụ trách.

AStudio hỗ trợ quản lý và phân quyền nhân viên

Mỗi nhân viên có tài khoản riêng và được cấp quyền phù hợp với công việc.

Ví dụ:

Chủ Studio: Theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh, doanh thu và nhân sự.

Quản lý chi nhánh: Quản lý đơn hàng, kho và nhân viên thuộc chi nhánh phụ trách.

Nhân viên tư vấn: Xem sản phẩm, khách hàng và tạo đơn thuê theo quyền được cấp.

Nhân viên kho: Theo dõi các đơn cần chuẩn bị, giao và nhận trả trang phục.

Nhân viên thu ngân: Quản lý các khoản thanh toán trong phạm vi được phân quyền.

Theo dõi trách nhiệm rõ ràng

Hệ thống có thể ghi nhận các thông tin như:

• Người tạo đơn.

• Người phụ trách khách hàng.

• Người cập nhật trạng thái đơn.

• Người ghi nhận thanh toán