Cho Thuê Đồ Cả Ngày, Cuối Tháng Không Biết Lãi Bao Nhiêu? Giải Pháp Quản Lý Doanh Thu Studio Với AStudio

Đây là tình trạng có thể xảy ra tại nhiều cửa hàng kinh doanh cho thuê trang phục.

Nguyên nhân không hẳn vì cửa hàng ít khách hay kinh doanh không hiệu quả, mà đôi khi bắt nguồn từ việc chưa quản lý rõ ràng các khoản tiền thuê, tiền cọc, công nợ và chi phí.

Một đơn thuê có thể phát sinh nhiều khoản thanh toán khác nhau. Nếu tất cả đều được ghi vào sổ tay hoặc bảng Excel riêng lẻ, việc tổng hợp cuối tháng dễ trở nên phức tạp.

Vậy làm thế nào để biết hôm nay Studio thu được bao nhiêu tiền, khách còn nợ bao nhiêu, cửa hàng đang giữ bao nhiêu tiền cọc và những mẫu trang phục nào đang mang lại doanh thu tốt?

AStudio – Phần mềm quản lý cho thuê trang phục giúp cửa hàng theo dõi đơn thuê, tiền cọc, công nợ, kho trang phục và báo cáo doanh thu tập trung, tạo nền tảng dữ liệu để chủ Studio đánh giá hiệu quả kinh doanh.

1. Cho Thuê Nhiều Không Đồng Nghĩa Với Kinh Doanh Có Lãi

Một Studio áo cưới có thể nhận hàng chục đơn thuê mỗi ngày.

Nhìn bên ngoài, hoạt động kinh doanh rất sôi động:

• Khách đến thử và đặt váy liên tục.

• Nhân viên giao trang phục mỗi ngày.

• Tiền thuê và tiền cọc được thu thường xuyên.

• Nhiều mẫu váy luôn kín lịch đặt.

• Cửa hàng liên tục nhập thêm sản phẩm mới.

Tuy nhiên, số lượng đơn thuê lớn chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận cao.

Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, chủ Studio cần phân biệt ba khái niệm quan trọng.

Doanh thu là gì?

Doanh thu là giá trị dịch vụ cho thuê hoặc bán hàng được ghi nhận theo chính sách kế toán áp dụng.

Ví dụ, cửa hàng cung cấp dịch vụ cho thuê váy cưới với giá 2.000.000 đồng. Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, khoản tiền thuê này được tính vào doanh thu, không phụ thuộc hoàn toàn vào việc khách đã trả hết tiền hay chưa.

Tiền thực thu là gì?

Tiền thực thu là số tiền cửa hàng đã nhận từ khách hàng trong một khoảng thời gian.

Khoản tiền này có thể bao gồm tiền thuê, tiền cọc hoặc các khoản thanh toán khác.

Do đó, tổng tiền nhận được không nhất thiết bằng doanh thu.

Lợi nhuận là gì?

Lợi nhuận được xác định dựa trên doanh thu và các chi phí liên quan.

Công thức đơn giản:

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí

Trong ngành cho thuê trang phục, chi phí có thể bao gồm:

• Chi phí mua và khấu hao trang phục.

• Tiền thuê mặt bằng.

• Lương nhân viên.

• Chi phí giặt là, vệ sinh.

• Chi phí sửa chữa trang phục.

• Điện, nước, internet.

• Chi phí quảng cáo.

• Các khoản chi phí vận hành khác.

Nếu chỉ theo dõi tiền thu vào mà không kiểm soát chi phí, chủ Studio sẽ khó biết hoạt động kinh doanh thực sự hiệu quả đến đâu.

2. Tiền Cọc, Tiền Thuê, Công Nợ – Ba Khoản Tiền Rất Dễ Bị Nhầm Lẫn

Đây là một trong những vấn đề phổ biến khi quản lý cửa hàng cho thuê trang phục bằng sổ tay.

Hãy xem ví dụ sau.

Một khách hàng thuê váy cưới với thông tin:

Khoản mục	Số tiền
Giá thuê váy	2.000.000đ
Tiền cọc	3.000.000đ
Tiền thuê đã thanh toán	1.000.000đ
Tiền thuê còn nợ	1.000.000đ

Khi khách nhận váy, cửa hàng đã nhận tổng cộng 4.000.000 đồng, gồm tiền cọc và tiền thuê trả trước.

Nhưng điều đó không có nghĩa Studio đã tạo ra 4.000.000 đồng doanh thu.

Tiền cọc 3.000.000 đồng vẫn là khoản có thể phải hoàn lại khi khách trả trang phục.

Những sai sót dễ xảy ra khi ghi sổ

Nhầm tiền cọc thành doanh thu

Cửa hàng cộng tất cả tiền khách đưa vào tổng doanh thu trong ngày.

Quên công nợ còn lại

Khách mới thanh toán một phần tiền thuê nhưng nhân viên không ghi rõ số tiền còn thiếu.

Hoàn nhầm tiền cọc

Khi khách trả đồ, nhân viên không kiểm tra kỹ các khoản đã thanh toán hoặc phát sinh.

Khó đối chiếu khi đổi ca

Nhân viên thu tiền buổi sáng nhưng không bàn giao đầy đủ thông tin cho ca chiều.

Không biết tổng tiền cọc đang giữ

Chủ cửa hàng không nắm được bao nhiêu tiền trong quỹ là tiền có thể phải hoàn lại cho khách.

AStudio giúp quản lý các khoản tiền theo từng đơn thuê

Trên mỗi đơn hàng, AStudio hỗ trợ theo dõi:

• Tổng giá trị tiền thuê.

• Tiền cọc đã nhận.

• Tiền thuê đã thanh toán.

• Số tiền khách còn nợ.

• Tiền cọc đã hoàn trả.

• Các khoản phụ phí hoặc khấu trừ nếu có.

Nhờ đó, nhân viên có thể tra cứu thông tin thanh toán của từng khách mà không cần đối chiếu nhiều cuốn sổ.

Lợi ích: Hạn chế nhầm lẫn tiền cọc và tiền thuê, giúp việc quản lý công nợ minh bạch hơn.

3. Cuối Ngày Thu Được Bao Nhiêu? Không Cần Ngồi Cộng Sổ Từng Đơn

Với cách quản lý thủ công, cuối ngày nhân viên thường phải:

1. Kiểm tra toàn bộ đơn thuê phát sinh.

2. Cộng tiền khách đã thanh toán.

3. Tổng hợp tiền cọc nhận mới.

4. Trừ tiền cọc đã hoàn.

5. Kiểm tra các khoản công nợ.

6. Đối chiếu tiền mặt và chuyển khoản.

7. Lập báo cáo gửi chủ cửa hàng.

Nếu có nhiều đơn hàng hoặc nhiều nhân viên thu tiền, việc tổng hợp có thể mất nhiều thời gian.

Chỉ cần ghi thiếu một khoản thanh toán, số liệu cuối ngày có thể bị sai lệch.

AStudio hỗ trợ theo dõi báo cáo doanh thu tập trung

Thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn, chủ Studio có thể xem các thông tin kinh doanh được ghi nhận trên hệ thống.

Các chỉ tiêu cần theo dõi bao gồm:

Doanh thu theo ngày: Đánh giá hoạt động kinh doanh trong ngày.

Doanh thu theo tháng: Theo dõi kết quả kinh doanh theo từng giai đoạn.

Tiền đã thanh toán: Biết khách hàng đã trả bao nhiêu tiền thuê.

Công nợ còn lại: Xác định những khoản tiền chưa thu được.

Tiền cọc: Theo dõi tiền nhận và tiền hoàn theo đơn.

Ví dụ báo cáo trong ngày

Chỉ tiêu	Giá trị
Số đơn thuê mới	18 đơn
Doanh thu được ghi nhận	15.000.000đ
Tiền thuê đã thu	12.000.000đ
Tiền cọc mới nhận	10.000.000đ
Tiền cọc đã hoàn	6.000.000đ
Công nợ tiền thuê phát sinh còn lại	3.000.000đ

Dữ liệu minh họa, không phải số liệu thực tế của AStudio hay khách hàng.

Báo cáo giúp chủ cửa hàng có cái nhìn rõ hơn về hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ quan sát số tiền đang có trong quỹ.

4. Quản Lý Công Nợ Khách Hàng – Không Để Tiền Thuê Bị Bỏ Quên

Trong ngành cho thuê trang phục, không phải khách hàng nào cũng thanh toán toàn bộ tiền thuê ngay khi đặt đơn.

Một số trường hợp phổ biến:

• Khách đặt trước và thanh toán một phần.

• Khách thanh toán phần còn lại khi nhận đồ.

• Khách thanh toán khi trả trang phục.

• Khách phát sinh thêm phụ phí.

• Khách thuê nhiều bộ đồ trong cùng một đơn.

Nếu không theo dõi công nợ rõ ràng, cửa hàng có thể quên thu phần tiền còn thiếu.

AStudio giúp theo dõi công nợ theo đơn hàng

Mỗi đơn thuê có thông tin về tổng giá trị, tiền đã thanh toán và số tiền còn lại.

Nhân viên có thể kiểm tra công nợ khi khách đến nhận hoặc trả đồ.

Ví dụ:

Khách Nguyễn Thị Lan có đơn thuê 3.000.000 đồng.

Khách đã thanh toán 2.000.000 đồng.

Công nợ còn lại là 1.000.000 đồng.

Khi khách đến trả trang phục, nhân viên có thể tra cứu đơn để biết số tiền còn phải thu.

Tìm công nợ nhanh bằng số điện thoại

AStudio hỗ trợ tìm kiếm đơn thuê theo số điện thoại khách hàng.

Nhờ đó, nhân viên có thể tra cứu lịch sử giao dịch và những khoản thanh toán liên quan nhanh chóng.

Lợi ích: Giảm nguy cơ bỏ sót công nợ và giúp cửa hàng chủ động hơn trong việc thu tiền.

5. Quản Lý Kho Trang Phục – Biết Tiền Đang Được Đầu Tư Vào Những Sản Phẩm Nào

Một Studio áo cưới có thể đầu tư số vốn lớn vào kho trang phục.

Ví dụ:

• 100 bộ váy cưới.

• 200 bộ áo dài.

• 80 bộ vest.

• 150 bộ váy dạ hội.

• Hàng trăm phụ kiện khác.

Mỗi sản phẩm đều có chi phí đầu tư và khả năng tạo ra doanh thu khác nhau.

Nếu không quản lý kho