Bạn đang kinh doanh studio áo cưới, cửa hàng cho thuê váy dạ hội, áo dài, vest, trang phục biểu diễn hay phụ kiện sự kiện?

Bạn thường xuyên gặp những vấn đề như:

• Không biết trang phục nào còn trống, trang phục nào đã có khách đặt.

• Một bộ đồ bị đặt trùng lịch cho nhiều khách.

• Khách đặt trước nhưng nhân viên quên chuẩn bị đồ.

• Không nhớ khách nào đã nhận đồ, khách nào đến hạn trả.

• Khách trả đồ muộn nhưng không được phát hiện kịp thời.

• Khó kiểm soát tiền cọc, tiền thuê đã thu và công nợ.

• Mất nhiều thời gian tìm kiếm đơn hàng cũ theo số điện thoại.

• Không biết sản phẩm nào đang được thuê nhiều nhất để đầu tư thêm.

• Có nhiều nhân viên, nhiều chi nhánh nhưng khó quản lý tập trung.

AStudio được thiết kế để giải quyết những vấn đề đó trên một hệ thống duy nhất.

Từ quản lý sản phẩm, nhận đặt lịch, chuẩn bị trang phục, giao đồ, nhận trả, thanh toán đến thống kê doanh thu — tất cả đều được số hóa, dễ sử dụng trên cả điện thoại và máy tính.

1. 🧥 QUẢN LÝ SẢN PHẨM CHO THUÊ – SỐ HÓA TOÀN BỘ KHO TRANG PHỤC

Hàng nghìn sản phẩm, hàng chục kích cỡ và màu sắc — quản lý tập trung, tìm kiếm nhanh, hạn chế nhầm lẫn.

Hồ sơ sản phẩm đầy đủ, trực quan

Mỗi sản phẩm được quản lý bằng một hồ sơ riêng với đầy đủ thông tin:

• Mã sản phẩm duy nhất, thuận tiện tra cứu và kiểm kê.

• Tên sản phẩm, danh mục và mô tả chi tiết.

• Nhiều hình ảnh thực tế, có thể chọn ảnh đại diện.

• Size, màu sắc và các phiên bản sản phẩm.

• Giá cho thuê, giá bán và giá nhập.

• Số lượng hiện có và số lượng có thể cho thuê.

• Tình trạng sản phẩm: sẵn sàng, đang cho thuê, cần vệ sinh, sửa chữa hoặc ngừng sử dụng.

Chỉ cần nhìn hình ảnh và mã sản phẩm, nhân viên có thể nhanh chóng nhận diện chính xác trang phục, hạn chế giao nhầm mẫu hoặc nhầm kích cỡ.

Quản lý chi tiết theo size và màu sắc

Đặc biệt phù hợp với ngành cho thuê trang phục, nơi cùng một mẫu có thể có nhiều kích cỡ và màu khác nhau.

Ví dụ, mẫu váy dạ hội VD001 có:

• Size S – màu đỏ: 2 chiếc.

• Size M – màu đỏ: 3 chiếc.

• Size L – màu xanh: 1 chiếc.

Hệ thống quản lý số lượng theo từng biến thể, giúp nhân viên biết chính xác còn mẫu nào, size nào và màu nào.

Không còn tình trạng nhìn tổng kho thấy còn hàng nhưng thực tế lại hết đúng size khách cần.

Kiểm soát tồn kho theo lịch thuê

Điểm quan trọng nhất của phần mềm cho thuê không chỉ là biết kho có bao nhiêu sản phẩm, mà còn phải biết sản phẩm có sẵn vào đúng ngày khách cần hay không.

AStudio hỗ trợ quản lý lịch đặt và lịch thuê theo từng sản phẩm:

• Biết sản phẩm nào đang có khách thuê.

• Biết sản phẩm nào đã được đặt trước.

• Kiểm tra số lượng còn có thể nhận đơn trong khoảng ngày cụ thể.

• Cảnh báo khi số lượng đặt vượt quá số lượng có thể cho thuê.

• Hỗ trợ chủ động chuẩn bị trang phục cho các đơn sắp giao.

Ví dụ: Cửa hàng có 3 chiếc váy cùng mẫu, cùng size. Ngày 20/10 đã có 2 chiếc được đặt, nhân viên sẽ biết chỉ còn 1 chiếc có thể nhận thêm đơn trong ngày đó.

Quản lý ba loại giá rõ ràng

Mỗi sản phẩm có thể khai báo:

• Giá thuê: số tiền khách thanh toán cho mỗi lần thuê hoặc theo gói thuê.

• Giá bán: áp dụng khi cửa hàng có bán sản phẩm.

• Giá nhập: phục vụ quản lý vốn và phân tích hiệu quả kinh doanh.

Các trường tiền được định dạng phân cách hàng nghìn, giúp nhập liệu nhanh, dễ đọc và hạn chế sai sót.

Tìm kiếm và cập nhật mọi lúc

Nhân viên có thể tìm sản phẩm theo mã, tên, danh mục, size, màu sắc hoặc trạng thái.

Ngay trên điện thoại, người quản lý có thể chụp ảnh sản phẩm mới, cập nhật giá, chỉnh sửa thông tin hoặc kiểm tra tồn kho mà không cần ngồi tại cửa hàng.

Lợi ích: Giảm thời gian kiểm kho, hạn chế đặt trùng, tăng tốc độ tư vấn và giúp cửa hàng khai thác tối đa giá trị của từng bộ trang phục.

2. 📋 QUẢN LÝ ĐƠN CHO THUÊ – KIỂM SOÁT TOÀN BỘ QUY TRÌNH TỪ ĐẶT ĐẾN TRẢ

Một đơn thuê không chỉ là giao đồ và thu tiền. AStudio giúp bạn quản lý đầy đủ từng bước, không bỏ sót công việc quan trọng.

Tạo đơn thuê nhanh chóng

Khi khách đặt thuê, nhân viên chỉ cần:

1. Chọn khách hàng hoặc tạo khách hàng mới.

2. Tìm kiếm và chọn sản phẩm khách muốn thuê.

3. Chọn size, màu sắc và số lượng.

4. Nhập ngày khách dự kiến nhận đồ.

5. Nhập ngày khách phải trả đồ.

6. Xác định giá thuê, giảm giá và phụ phí nếu có.

7. Nhập tiền cọc, số tiền đã thanh toán.

8. Lưu đơn và xác nhận đặt lịch.

Một đơn hàng có thể bao gồm nhiều sản phẩm, giúp quản lý trọn bộ trang phục và phụ kiện của khách trong cùng một giao dịch.

Quản lý trạng thái đơn thuê theo quy trình thực tế

Đây là chức năng đặc biệt quan trọng, giúp chủ cửa hàng và nhân viên luôn biết chính xác mỗi đơn đang ở bước nào.

Giai đoạn 1 – Đã đặt trước

Khách đã chọn trang phục và xác nhận lịch thuê nhưng chưa đến ngày nhận đồ.

Hệ thống ghi nhận lịch đặt, giữ số lượng sản phẩm tương ứng và hiển thị những đơn sắp đến ngày giao.

Giai đoạn 2 – Đã soạn đồ

Nhân viên đã chuẩn bị đầy đủ trang phục theo đơn hàng.

Có thể kiểm tra danh sách sản phẩm, size, màu sắc, số lượng và phụ kiện đi kèm trước khi bàn giao.

Trạng thái này giúp tránh quên đồ, giao thiếu phụ kiện hoặc chuẩn bị nhầm trang phục.

Giai đoạn 3 – Đang thuê / Đã lấy đồ

Khách đã đến nhận trang phục và đơn chính thức bước vào thời gian thuê.

Hệ thống ghi nhận:

• Ngày giờ giao thực tế.

• Nhân viên bàn giao.

• Danh sách trang phục đã giao.

• Tiền cọc đang giữ.

• Tiền thuê đã thanh toán.

• Ngày phải trả theo thỏa thuận.

Giai đoạn 4 – Quá hạn trả

Nếu đã vượt quá thời hạn trả nhưng khách chưa hoàn trả đầy đủ trang phục, hệ thống tự động đánh dấu quá hạn.

Đơn quá hạn được làm nổi bật bằng màu đỏ, giúp nhân viên phát hiện và liên hệ khách ngay.

Có thể xem nhanh số ngày quá hạn, số điện thoại khách và các sản phẩm chưa được trả.

Giai đoạn 5 – Đã trả đồ

Khi khách mang trang phục đến trả, nhân viên kiểm tra từng món, xác nhận số lượng và tình trạng thực tế.

Hệ thống ghi nhận ngày trả, tình trạng trang phục và các khoản phát sinh như phí trả muộn, vệ sinh hoặc bồi thường nếu có.

Giai đoạn 6 – Hoàn thành

Đơn được hoàn thành khi đã xử lý việc nhận trả trang phục, thanh toán, công nợ và hoàn hoặc khấu trừ tiền cọc theo quy định.

Mọi thông tin vẫn được lưu trữ để tra cứu và đối soát về sau.

Tìm kiếm đơn hàng cực nhanh bằng số điện thoại

Trong thực tế, khách hàng thường không nhớ mã đơn, nhưng nhân viên có thể tra cứu chỉ bằng số điện thoại.

Chỉ cần nhập số điện thoại, hệ thống giúp tìm được:

• Danh sách đơn thuê của khách.

• Những đơn đang đặt trước.

• Những đơn chưa nhận đồ.

• Những đơn đang thuê.

• Những đơn đã quá hạn.

• Những đơn đã hoàn thành.

• Lịch sử thanh toán và công nợ.

Nhờ đó, khi khách gọi điện hỏi lịch nhận, lịch trả hoặc muốn thuê thêm sản phẩm, nhân viên có thể phản hồi nhanh mà không phải tìm kiếm thủ công.

Bộ lọc thông minh, dễ theo dõi công việc mỗi ngày

Màn hình danh sách đơn thuê có các bộ lọc trực quan:

• Tất cả đơn hàng.

• Đã đặt trước.

• Chờ soạn đồ.

• Đã soạn đồ.

• Đang thuê.

• Quá hạn trả.

• Đã trả đồ.

• Hoàn thành.

• Đã hủy.

Mỗi trạng thái có số lượng đơn tương ứng để người quản lý nắm tình hình ngay khi mở ứng dụng.

Ngoài ra, có thể lọc theo:

• Ngày đặt đơn.

• Ngày dự kiến giao.

• Ngày dự kiến trả.

• Ngày giao và trả thực tế.

• Chi nhánh.

• Nhân viên phụ trách.

• Khách hàng.

• Trạng thái thanh toán.

Cảnh báo đơn quá hạn – Giảm nguy cơ thất lạc trang phục

Một trong những rủi ro lớn nhất của cửa hàng cho thuê là khách giữ đồ quá ngày mà nhân viên không phát hiện kịp thời.

AStudio giúp nhận diện những đơn đã quá hạn trả và chưa hoàn trả đủ sản phẩm.

Người quản lý có thể theo dõi:

• Số đơn quá hạn.

• Khách hàng đang giữ đồ.

• Số điện thoại liên hệ.

• Danh sách sản phẩm chưa trả.

• Số ngày quá hạn.

• Công nợ và khoản tiền cọc liên quan.

Không cần kiểm tra từng đơn. Chỉ cần mở danh sách “Quá hạn” là biết ngay những khách hàng cần liên hệ.

Quản lý tiền thuê, tiền cọc và công nợ

Mọi khoản tiền của đơn thuê được theo dõi rõ ràng:

• Tổng tiền thuê.

• Giảm giá theo từng sản phẩm.

• Giảm giá toàn đơn.

• Phụ phí phát sinh.

• Tổng số tiền khách phải thanh toán.

• Số tiền đã thu.

• Số tiền còn nợ.

• Tiền cọc đã nhận.

• Tiền cọc đã hoàn.

• Tiền cọc đã khấu trừ.

Đặc biệt, tiền cọc được quản lý riêng với doanh thu thuê, giúp tránh nhầm lẫn giữa tiền cửa hàng thực sự kiếm được và khoản tiền đang giữ hộ khách.

Có thể ghi nhận nhiều lần thanh toán trong cùng một đơn, phù hợp với trường hợp khách đặt cọc trước, thanh toán thêm khi nhận đồ và quyết toán khi trả đồ.

Lưu trữ lịch sử đơn hàng đầy đủ

Mỗi đơn đều lưu lại lịch sử tạo, chỉnh sửa, giao đồ, nhận trả và thanh toán.

Nhờ vậy, người quản lý có thể biết ai tạo đơn, ai giao đồ, ai nhận trả và những thay đổi đã được thực hiện.

Lợi ích: Giảm nhầm lẫn trong vận hành, hạn chế thất thoát trang phục, kiểm soát công nợ và giúp nhân viên xử lý đơn nhanh hơn.

3. 👥 QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG – CHĂM SÓC TỐT HƠN, TĂNG TỶ LỆ KHÁCH QUAY LẠI

Không chỉ lưu số điện thoại, AStudio giúp cửa hàng xây dựng lịch sử giao dịch và phục vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Hồ sơ khách hàng tập trung

Mỗi khách hàng có thể được quản lý với các thông tin:

• Họ tên và số điện thoại.

• Địa chỉ, thông tin liên hệ.

• Ghi chú về nhu cầu và sở thích.

• Lịch sử đặt và thuê trang phục.

• Tổng giá trị giao dịch.

• Công nợ còn lại.

• Những đơn đang thuê hoặc chưa hoàn thành.

Tìm khách theo số điện thoại

Khi khách quay lại, chỉ cần nhập số điện thoại để truy xuất hồ sơ.

Nhân viên nhanh chóng biết khách từng thuê những mẫu nào, size nào và có đơn hàng nào chưa hoàn tất.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian tư vấn và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn.

Theo dõi khách hàng thân thiết

Thông qua lịch sử giao dịch, chủ cửa hàng có thể xác định những khách thường xuyên thuê đồ, khách có giá trị giao dịch cao hoặc khách lâu ngày chưa quay lại.

Đây là cơ sở để xây dựng các chương trình ưu đãi, chăm sóc khách hàng và tăng doanh thu từ khách cũ.

4. 👨‍💼 QUẢN LÝ NHÂN VIÊN VÀ PHÂN QUYỀN – ĐÚNG NGƯỜI, ĐÚNG VIỆC

Cửa hàng càng đông nhân viên, việc phân công rõ ràng và kiểm soát thao tác càng quan trọng.

Quản lý hồ sơ nhân viên

Mỗi nhân viên có hồ sơ riêng gồm:

• Họ tên, ảnh đại diện.

• Số điện thoại và thông tin liên hệ.

• Chức vụ, vai trò.

• Chi nhánh làm việc.

• Trạng thái tài khoản.

• Các quyền được cấp trên hệ thống.

Phân quyền linh hoạt theo vị trí

Chủ cửa hàng có thể cấu hình quyền truy cập phù hợp với từng nhóm nhân viên.

Ví dụ:

• Chủ cửa hàng: quản lý toàn bộ hệ thống, doanh thu, công nợ và nhân sự.

• Quản lý chi nhánh: quản lý kho, đơn thuê và nhân viên tại chi nhánh phụ trách.

• Nhân viên tư vấn: xem sản phẩm, khách hàng và tạo đơn thuê.

• Nhân viên kho: xem danh sách chuẩn bị đồ, giao đồ và nhận trả.

• Nhân viên thu ngân: quản lý thu tiền, tiền cọc và thanh toán trong phạm vi được cấp quyền.

Có thể bật hoặc tắt quyền xem, thêm, sửa, xóa, duyệt hoặc xuất dữ liệu đối với từng chức năng.

Quản lý theo chi nhánh

Đối với hệ thống có nhiều cơ sở, AStudio hỗ trợ tách biệt dữ liệu theo chi nhánh.

Nhân viên chỉ truy cập các đơn hàng và sản phẩm thuộc phạm vi được phân quyền.

Trong khi đó, chủ cửa hàng có thể theo dõi toàn bộ chi nhánh trên cùng một hệ thống.

Lưu vết thao tác và trách nhiệm

Các thao tác quan trọng được ghi nhận để phục vụ kiểm tra:

• Ai tạo hoặc chỉnh sửa đơn.

• Ai thay đổi giá và giảm giá.

• Ai xác nhận giao trang phục.

• Ai nhận trả sản phẩm.

• Ai ghi nhận thanh toán.

• Ai thực hiện hoàn tiền cọc.

Lợi ích: Tăng tính minh bạch, hạn chế sai sót nội bộ và giúp chủ cửa hàng quản lý hiệu quả ngay cả khi không trực tiếp có mặt.

5. 📊 BÁO CÁO DOANH THU – BIẾT TIỀN Ở ĐÂU, HÀNG NÀO ĐANG SINH LỜI

Không cần cộng sổ cuối ngày. Chỉ cần mở AStudio để nắm bắt tình hình kinh doanh.

Tổng quan kinh doanh trực quan

Bảng điều khiển cung cấp những chỉ số quan trọng:

• Doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc khoảng thời gian.

• Số tiền đã thu.

• Công nợ khách hàng còn phải thanh toán.

• Tổng tiền cọc đang giữ.

• Số lượng đơn đặt trước.

• Số đơn đang thuê.

• Số đơn quá hạn trả.

• Số đơn đã hoàn thành.

• Số lượng sản phẩm đang được cho thuê.

Những thông tin này giúp chủ cửa hàng biết ngay hoạt động kinh doanh đang diễn ra như thế nào.

Báo cáo sản phẩm cho thuê nhiều nhất

AStudio giúp xác định các mẫu trang phục được khách hàng lựa chọn nhiều nhất.

Bảng thống kê có thể hiển thị:

• Tên và hình ảnh sản phẩm.

• Số lượt được thuê.

• Tổng doanh thu thuê.

• Giá trị đầu tư ban đầu.

• Hiệu quả khai thác sản phẩm.

Nhờ đó, chủ cửa hàng có cơ sở để quyết định nên nhập thêm mẫu nào, bổ sung size nào hoặc giảm đầu tư vào những sản phẩm ít được thuê.

Theo dõi doanh thu và công nợ

Doanh thu, tiền thực thu, tiền cọc và công nợ được tách biệt để tránh hiểu sai tình hình tài chính.

Ví dụ, trong ngày cửa hàng thu được 20 triệu đồng nhưng có 8 triệu đồng là tiền cọc phải hoàn trả. Hệ thống giúp phân biệt rõ các khoản này, thay vì coi toàn bộ số tiền thu vào là doanh thu.

Báo cáo theo chi nhánh và nhân viên

Người quản lý có thể xem hiệu quả hoạt động theo từng cơ sở hoặc nhân viên, bao gồm số lượng đơn xử lý, giá trị giao dịch và các khoản thanh toán.

Đây là cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc và đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Lợi ích: Ra quyết định dựa trên số liệu, tối ưu vốn đầu tư trang phục và giảm thời gian tổng hợp báo cáo thủ công.

6. 📅 LỊCH ĐẶT VÀ LỊCH TRẢ ĐỒ – CHỦ ĐỘNG MỌI CÔNG VIỆC TRONG NGÀY

Biết trước hôm nay cần giao bao nhiêu đơn, chuẩn bị bao nhiêu bộ đồ và có những khách nào phải trả trang phục.

Lịch công việc theo ngày

AStudio giúp tổng hợp các công việc quan trọng:

• Đơn cần chuẩn bị trang phục.

• Đơn dự kiến giao hôm nay.

• Đơn khách hẹn đến lấy.

• Đơn đến hạn trả.

• Đơn đã quá hạn nhưng chưa trả.

• Đơn cần kiểm tra và hoàn tiền cọc.

Quản lý lịch thuê tránh trùng

Khi tạo đơn mới, nhân viên có thể kiểm tra sản phẩm theo khoảng thời gian khách muốn thuê.

Nếu một mẫu trang phục không còn đủ số lượng trong khoảng thời gian đó, hệ thống cảnh báo để nhân viên lựa chọn mẫu khác hoặc điều chỉnh lịch.

Chủ động xử lý đơn sắp đến hạn

Các đơn sắp giao hoặc sắp trả được tổng hợp theo ngày, giúp nhân viên chuẩn bị trước thay vì chờ khách đến mới tìm trang phục.

Lợi ích: Hạn chế trễ hẹn, tránh đặt trùng, nâng cao chất lượng phục vụ và giảm áp lực trong những ngày cao điểm.

7. 📱 QUẢN LÝ LINH HOẠT TRÊN ĐIỆN THOẠI VÀ MÁY TÍNH

Không cần có mặt tại cửa hàng vẫn có thể theo dõi công việc và nắm bắt tình hình kinh doanh.

Với giao diện thân thiện, AStudio giúp thao tác nhanh trong quá trình vận hành hằng ngày.

Người dùng có thể:

• Tìm kiếm sản phẩm và kiểm tra tồn kho.

• Tạo đơn thuê cho khách.

• Xem danh sách đơn đang xử lý.

• Tra cứu khách hàng bằng số điện thoại.

• Kiểm tra những đơn đã quá hạn trả.

• Cập nhật trạng thái giao và nhận đồ.

• Ghi nhận thanh toán và tiền cọc.

• Xem báo cáo kinh doanh theo quyền được cấp.

• Chụp ảnh và cập nhật thông tin sản phẩm.

Giao diện được thiết kế hướng đến thao tác đơn giản, dễ làm quen, phù hợp với cả nhân viên không chuyên về công nghệ.

8. ⭐ NHỮNG GIÁ TRỊ NỔI BẬT ASTUDIO MANG LẠI

Đối với chủ cửa hàng: Nắm rõ doanh thu, tiền cọc, công nợ, lịch thuê, hàng tồn kho và hiệu quả từng sản phẩm mà không phải trực tiếp kiểm tra từng sổ sách.

Đối với nhân viên: Tìm kiếm đơn nhanh, biết chính xác cần chuẩn bị món nào, giao cho ai, thu bao nhiêu tiền và khi nào khách phải trả.

Đối với khách hàng: Được phục vụ nhanh chóng, hạn chế nhầm lịch, nhầm sản phẩm và có thông tin giao dịch rõ ràng.

Đối với hoạt động kinh doanh: Giảm thất thoát, tận dụng tối đa số lượng trang phục hiện có, nâng cao hiệu quả vận hành và tạo nền tảng để mở rộng thêm chi nhánh.

ASTUDIO – QUẢN LÝ THÔNG MINH, KINH DOANH NHÀN HƠN

Không còn phải ghi chép thủ công, dò từng đơn hàng, gọi điện hỏi nhân viên hay mất thời gian kiểm tra kho mỗi ngày.

Với AStudio, mọi hoạt động từ khách đặt đồ → chuẩn bị đồ → giao đồ → theo dõi thời gian thuê → nhận trả → quyết toán tiền cọc → hoàn thành đơn đều được quản lý tập trung, rõ ràng và dễ kiểm soát.

AStudio không chỉ giúp bạn quản lý cửa hàng cho thuê trang phục. Đây còn là công cụ giúp bạn giảm thất thoát, nâng cao chất lượng phục vụ và phát triển kinh doanh bền vững.

AStudio – Mỗi bộ trang phục được quản lý chính xác. Mỗi đơn thuê được theo dõi đầy đủ. Mỗi đồng doanh thu được kiểm soát rõ ràng.